• Главная »
• Новости

16 декабря 2019 года принят Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Трудовая книжка —это бумажный документ, который содержит информацию и подтверждает стаж работника с самого начала трудовых отношений.

Сведения о трудовой деятельности (далее - электронная трудовая книжка, СТД-Р) - это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую представляет работодатель в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

• информация о работнике;

• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

• место работы;

• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

• вид поручаемой работы;

• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

• причины прекращения трудового договора.

 

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате.

Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено.

Трудовая книжка — это инструмент для учета стажа, а награды — для получения льгот.

 

С 1 января 2020 года началось формирование электронных трудовых книжек всех работающих россиян. Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности (электронной трудовой книжке) добровольный и осуществляется только с согласия работника по его личному заявлению в оригинале.

Каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.

В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Кодекса (в бумажном формате).

Какое заявление подает сотрудник?

Примерная форма заявления законодательством не предусмотрена. В заявлении работник отражает свое решение о выборе формата трудовой книжки: бумажная, электронная.

Не воспрещается работодателю разработать единую примерную форму заявления в своей организации.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель ведет бумажную книжку одновременно с электронной.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получают бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

Запись необходимо заверить. Сделать это можно также, как при выдаче трудовой книжки при увольнении (письмо Минтруда России от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Чтобы заверить запись работодатель обязан указать (пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225):

• подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

• печать организации, если используется печать;

• подпись сотрудника.

 

С момента выдачи трудовой книжки работодатель не несет ответственности за ее ведение и хранение (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Сроки выдачи трудовой книжки

В случае выбора работником электронной трудовой книжки работодатель выдает трудовую книжку в бумажном формате в день подачи заявления работником (часть 3 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ).

За работником, который остановил свой выбор на бумажной версии трудовой книжки сможет реализовать свое право на переход на электронную версию трудовой книжки в любое время, в том числе при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Заявления хранятся в установленном работодателем порядке с учетом требований законодательства (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне.

Срок хранения: 50 лет.

Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР.

Работник вправе и после 2020 года в любой момент подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную трудовую книжку (часть 2 статьи 2 Закона от 16.12.2019г. № 439-ФЗ).

 

Сотрудник, который выбрал электронную трудовую книжку после 2020 года не сможет изменить своего решения и вернуться к бумажной трудовой книжке.

 

Работники, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, обратившись к работодателю по основному месту работы, в том числе при новом трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Кто из работников не должен подавать заявление о выборе формата трудовой книжки?

Если в организации работают внешние совместители, то их уведомлять о выборе формата трудовой книжки не нужно. Поскольку трудовые книжки ведет работодатель по основной работе. Поэтому отправлять сотрудникам уведомления обязан работодатель только по основному месту работы. Заявления сотрудники также обязаны предоставить только по основному месту работы.

Порядок взаимодействия с дистанционными работниками.

Дистанционному работнику необходимо в установленные сроки направить уведомление. С дистанционными работниками можно обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК). Сделать это можно, только если у работодателя и самого сотрудника есть электронная цифровая подпись. Если подписи есть, то сотрудник вправе направлять все документы работодателю по электронной почте, в том числе направить заявление о выборе трудовой книжки, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как работник может ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности, если он избрал электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности выдаются всем работникам, в том числе внешним и внутренним совместителям, дистанционным и надомным работникам (ст. 66.1 ТК, п. 1.1 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Работник может в любой момент получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя.

Для этого работнику необходимо написать заявление работодателю в свободной форме с указанием формы получения (электронная или письменная на бумаге).

Сведения о трудовой деятельности выдаются работнику по форме СТД-Р, которая утверждена приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н (ч. 9 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Кому не выдаются СТД-Р

Справку по форме СТД-Р выдаются только тем работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки.

Если работник не подавал заявления о выборе способа ведения трудовой книжки или подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, выдавать ему СТД-Р работодатель не обязан. Даже если сотрудник подаст работодателю заявление с просьбой предоставить такую справку (ст. 66.1 ТК РФ), (Письмо от 16.06.2020г. № 14-2/ООГ-8465 и Роструда в информации от 04.02.2020 г.)

Работник, который выбрал бумажную трудовую книжку, может получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР в МФЦ, ПФР или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК).

Срок выдачи СТД-Р

Сведения о трудовой деятельности выдаются работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Формат выдачи сведений зависит от того, что указал сотрудник в заявлении.

Если работник увольняется, то сведения надо предоставить ему в день увольнения. Если в последний день работы сотрудник не может получить сведения лично, работодатель обязан направить их заказным письмом с уведомлением (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Как часто выдавать?

Периодичность, с которой работник может обращаться за такими справками, не установлена.

Работник, пока он работает в организации, может каждый день обращаться с заявлением о выдаче справки.

Отказать ему нельзя, так как это документ, который связан с его работой (ст. 62 ТК РФ).

Количество экземпляров справки не ограничено законодательством.

 

Когда можно получить справку СТД-Р, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением?

При оформлении отпуска с последующим увольнением днем прекращения трудового договора считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). При этом оформить все документы на увольнение и выдать справку СТД-Р нужно в последний рабочий день, который предшествует отпуску (ч. 5 ст. 80, ст. 84.1 ТК РФ).

Про увольнении справка СТД-Р выдается только тем сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК).

Какие документы представляет работник о своей трудовой деятельности при поступлении в другую организацию?

При заключении трудового договора работнику необходимо проинформировать работодателя о своей трудовой деятельности, которая подтверждается (части 3–4 статьи 66.1 ТК РФ):

• При выборе у предыдущего работодателя бумажного формата трудовой книжки (равно как и отказе определиться с выбором) - трудовой книжкой в бумажном формате;
• При выборе у предыдущего работодателя электронного формата трудовой книжки - сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р и трудовой книжкой в бумажном формате либо справку СТД-ПФР из ПФР.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работник может получить:

• у работодателя по последнему месту работы;
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• через портал госуслуг.

 

Что нужно сделать работодателю, чтобы перейти на электронные трудовые книжки:​​​​

• определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР;
• завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности;
• изменить локальные акты (с учетом мнения профсоюзной организации), которые определяют порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников;
• уведомить (письменно) сотрудников, что у них есть право продолжать вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную;
• получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде;
• отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Какие локальные акты изменить?

Обязанности вести электронные трудовые книжки пропишите в должностной инструкции и трудовом договоре с сотрудником. Назначайте ответственным только одного сотрудника, даже если записи в книжки вносят все сотрудники кадрового подразделения в организации. Издайте приказ о назначении ответственного по аналогии с бумажными трудовыми книжками.

В Правилах внутреннего трудового распорядка согласно части 4 статьи 189 ТК необходимо:

• обновить раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу;
• в разделе о порядке увольнения укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора, в том числе в ситуации, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Как уведомить сотрудников

Уведомить каждого сотрудника организации, в том числе руководителя, временных работников и дистанционных работников о выборе формата трудовой книжки в письменном виде нужно было не позднее 31 октября 2020 года. Если по какой-либо причине не удалось уложиться в данные сроки, уведомление надо успеть вручить работникам до истечения 2020 года.

Уведомление руководителю организации может подписать работник кадрового подразделения в организации при наличии у него доверенности на право подписи кадровых документов, либо единственный участник общества (акционера), председатель совета директоров или общего собрания и т.п. При отсутствии доверенности уведомления подписываются руководителем организации.

Форма уведомления не утверждена. Уведомление составляется на каждого сотрудника. Необходимо подготовить два экземпляра уведомления (одно - сотруднику на руки, во втором работник расписывается о получении уведомления).

Если сотрудники отсутствуют на работе длительное время, например, находятся в отпусках по уходу за ребенком, то уведомления отправляются им по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой.

Допускается уведомление в электронной форме каждому работнику индивидуально, на которое последний должен отправить ответ о получении.

Если сотрудник откажется подписать уведомление, необходимо составить акт об отказе от подписи. Этот акт подтвердит, что работодатель уведомил сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки.

Внешние совместители не уведомляются.

Ответственность за неуведомление

Отдельных штрафов за то, что не вовремя или неправильно уведомили сотрудников, в законе нет.

Но такие действия ГИТ может квалифицировать, как нарушение прав сотрудников.

Инспекторы могут применить общие нормы ответственности за нарушение ТК РФ. За первое нарушение штраф для организаций это штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). За повторное нарушение штраф от 50 000 до 70 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

 

Прием новых сотрудников

Если Вы принимаете на работу нового сотрудника, то он предоставляет либо бумажную трудовую книжку, либо справку СТД-Р, в которой будет отражен факт подачи заявления о выборе электронной трудовой книжки.

Проверять подавал ли сотрудник заявление на прошлом месте работы, новый работодатель не обязан. При этом Вы можете попросить сотрудника принести справку СТД-ПФР, в которой будет отражен факт подачи заявления.

При представлении бумажной трудовой книжки, продолжайте ее вести в общем порядке: зарегистрировать ее в книге учета движения трудовых книжек и внести запись о приеме на работу.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, то при приеме на работу он обязан принести справку СТД-Р от предыдущего работодателя.

Для подсчета трудового стажа (при необходимости) работник должен представить бумажную трудовую книжку либо справку СТД-ПФР из ПФР.

Тот факт, что сотрудник перешел на электронную трудовую книжку означает, что Вам нужно вести по нему только отчет СЗВ-ТД. Это значит что необходимо подать данные о приеме сотрудника в СЗВ-ТД не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме на работу.

Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляются.

Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР.

Работник вправе и после 2020 года в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную труловую книжку. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 16.12.2019г. № 439-ФЗ.

Однако, сотрудник, который выбрал электронную трудовую книжку после 2020 года уже не сможет вернуться к бумажной трудовой книжке. Закон не предусмотрел такую возможность.

 

При осуществлении профсоюзного контроля рекомендуется обратить внимание:

- на своевременность и полноту уведомления работодателем работников организации;

- на недопущение принудительного перехода работников на электронный формат трудовых книжек;

- на внесение соответствующих изменений (при необходимости) в локальные нормативные акты организации, коллективный договор с учетом мнения профсоюза;

- на периодичность ознакомления работника со сведениями о трудовой деятельности независимо от форы ведения трудовой книжки.

С позицией ФНПР и МФП по вопросу перехода на электронные трудовые книжки можно ознакомиться:

http://www.fnpr.ru/n/241/19845.html

https://tass.ru/obschestvo/8938007

http://www.fnpr.ru/n/290/294/19438.html

http://antontsev.ru/%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D1%8E-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B0-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D1%85-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%B5%D0%BA-%D0%B2-%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82/

https://finance.rambler.ru/other/43144627-trudovye-knizhki-stanut-tsifrovymi/